メール誤送信防止によって回避できるリスク
メール誤送信防止が有益であることは誰にでも分かるでしょう。
しかし、具体的にどのようなリスクを回避できるのか把握していない人も多いです。
今後メール誤送信防止を積極的に導入したいなら、どのようなリスクに有効なのか知っておく必要があります。
たとえば、情報漏えいという致命的な失敗を避けやすくなります。
個人情報が載ったメールを本人以外に送るミスは決して少なくありません。
最もシンプルなものとして、BCで送信する予定のものをCCで送ってしまうケースが挙げられます。
このメールを受け取った人は、そのメールを他に誰が受け取っているのか分かるのです。
これが商品購入者に送るメールであれば、自分以外にどのような人が購入したのか把握できるというわけです。
それをライバル企業に売るような悪意のある人もいるかもしれません。
このような事態が起こると自社への信頼は大きくダウンすることになるでしょう。
これを回避できることも大切なポイントの一つです。
メール誤送信防止で入力ミスしやすい項目
メールはビジネスでもとても役立つ存在ですが、ときには宛先を間違えてしまう、添付するファイルを間違えてしまうなどの誤送信が起こることもあります。
ビジネス間でメールを誤送信することは、信頼性を落とすことにもつながりますし、個人情報や機密情報を外部に漏らしてしまう可能性もあります。
それゆえ、急いでいときや忙しいときもきちんと確認してから贈ることが大事です。
メール誤送信で入力ミスしやすい項目としては、まずは宛先の間違いがあげられます。
さらに、件名や本文の間違いや添付ファイルの間違い、ToやCc、Bccの使い分けがきちんとできていないことなどもあります。
メール誤送信防止のためには、しっかりと社員教育をしメールに関するルールを決めておくことも大事です。
メール誤送信防止策としては、一度下書きに入れることや、ファイルを暗号化するなどがあげられます。
どんなに気をつけいても、誤送信が発生してしまう可能性はありますので、誤送信防止ツールの活用も考えてみましょう。
