Google’ın Yığını, eksikse, belgeleri dijitalleştirmenin ve organize etmenin akıllıca bir yoludur

0
10

İster basılı ister dijital olsun, evrak işleriyle uğraşmak gerçek bir acıdır. Vergi belgeleri, sigorta şirketlerinden sağlanan faydaların açıklamaları, satın alma makbuzları, reçeteler, faturalar, aşı kartları – günlük evrak listesi uzayıp gidiyor. Ve tabii ki, aniden iki yıllık dizüstü bilgisayarınız için o fişi bulmanız gerektiğinde, hiçbir yerde bulunamaz.

Google’ın en son deneysel uygulaması Stack, hayatınızın bu bölümünü kolaylaştırmaya yardımcı olmayı amaçlıyor. Google’ın Area 120 kuluçka makinesinin bir ürünü olan Stack, tüm bu belgelerin PDF kopyalarını saklayabileceğiniz bir yer olacak şekilde tasarlanmıştır. İlk makalemizde belirtildiği gibi, Stack, Google’ın doküman analizi için güçlü DocAI kurumsal aracının altında yatan teknolojiyi ödünç alır, böylece onları kategoriler halinde – veya Google konuşmasında yığınlar halinde – düzenleyebilir ve metin içindeki kelimeleri aramanıza izin verir.

Düzenlemem gereken çok evrak var. Dijital kopyalarını saklamak ve erişilebilir halde tutmak için Google Drive, Evernote ve Tiny Scanner adlı bir PDF oluşturma uygulamasının bir kombinasyonunu kullanıyorum. Bu ideal bir çözüm değil, bu yüzden Google bir belge tarama / düzenleme uygulamasıyla ortaya çıktığında, bu Yığın’ın neyle ilgili olduğunu göreceğimi düşündüm.

Yığınları Getirin

Öncelikle bir not: Stack şu anda yalnızca Android cihazlarda kullanılabilir ve yalnızca kişisel bir Gmail hesabı kullanılarak yüklenebilir, bir Google Workplace (eski adıyla G Suite) hesabı değil. Ancak uygulamayı yükledikten sonra, Workspace hesapları da dahil olmak üzere Google Drive hesaplarınızdan herhangi birinde kayıtlı belgelere erişebilirsiniz. Bu tür bir kafa karışıklığı, birden çok Google hesabıyla uğraşmak zorunda kalan hiç kimse için yeni olmayacak.

Yığını ilk açtığınızda, Faturalar, Bankacılık, Ev, Kimlikler, Medikal, Makbuzlar ve Yıldızlı dahil olmak üzere çeşitli yığınları temsil eden bir dizi simge sunulur. Bunların hiçbiri ihtiyaçlarınıza uymuyorsa, sağ üstteki Düzenle bağlantısına tıklayabilirsiniz ve üst düzey yığınlarınıza ekleyebileceğiniz vergiler, göçmenlik, araçlar ve diğer kategorilerle ilgili diğer yığınlar gösterilir. . Artı düğmesine dokunarak kendi yığınınızı da oluşturabilirsiniz.

Belgelerinizi yığınlar halinde düzenlersiniz.

Farklı yığınlar seçebilir veya kendinizinkini oluşturabilirsiniz.

Farklı yığınlar seçebilir veya kendinizinkini oluşturabilirsiniz.

Ana ekranın altında iki sekme vardır: “Giriş” (yığınlarınızı görebileceğiniz ilk ekran) ve “Tüm belgeler” (“yığın” organizasyonu olmadan kaydedilmiş tüm belgelerinizi görebileceğiniz ve arayabileceğiniz).

Belge eklemeye başlamak için, ana ekrandaki artı simgesine basarsınız. Stack’i doldurmanın üç yolu sunulur:

PDF: herhangi bir Google Drive hesabından veya cihazınızdan mevcut bir PDF’yi çekin Galeri: cihazınızda yakın zamanda çekilmiş bir resmi bulun Kamera: bir belgeyi taramak için cihazınızın kamerasını kullanın

Google Drive’da bekleyen çok sayıda belgem var, bu yüzden belgeleri içe aktarmak için PDF yöntemini kullanarak başlayacağımı düşündüm. Bir seferde yalnızca bir belgeyi içe aktarabildiğimi görünce hayal kırıklığına uğradım – bu, tüm PDF geçmişimi getirmem çok uzun zaman alacağı anlamına geliyor.

Galeri yöntemi, cihazımdaki fotoğrafların yalnızca yaklaşık bir buçuk ayına erişmeme izin verdiği için özellikle kullanışlı değildi.

Telefonunuzun kamerasını kullanarak mevcut bir PDF ekleyebilir veya bir tane tarayabilirsiniz.

Telefonunuzun kamerasını kullanarak mevcut bir PDF ekleyebilir veya bir tane tarayabilirsiniz.

PDF için temel düzenleme özellikleri vardır.

PDF için temel düzenleme özellikleri vardır.

Öte yandan, Stack’in içinden bir belgeyi taramak için telefonumun kamerasını kullanmak güzel çalıştı. Belgenin önizlemesi kaydedilmeden önce görüntülenir ve gerekirse rengini ayarlayabilir, kırpabilir ve döndürebilirsiniz. Birden fazla sayfalık bir belgeye sahip olmak için ek sayfalar da ekleyebilirsiniz.

Bir belgeyi hangi şekilde içe aktarsam yapayım, Stack’in onu ne kadar iyi dahil ettiğinden etkilendim. Uygulama, belgenin adını içeriğinden oluşturur, satın alma tarihi ve miktarı gibi önemli ayrıntıları ayırır ve içeriği hangi yığına girmesi gerektiğine karar vermek için kullanır. Örneğin, CDC’ler hakkında bilgi içeren bir belgeyi doğru bir şekilde tanımladı. v-safe uygulamasını CDC’den aldı ve Tıbbi yığına yerleştirdi. Ve çok buruşuk bir mağaza fişinin fotoğrafını çektiğimde, perakendecinin adını ve herhangi bir zorluk çekmeden satın alma miktarını seçti ve belgeyi Makbuz yığınıma koydu.

Belgenin hangi yığına gireceğine karar vermek için uygulamaya güvenmek zorunda değilsiniz. “Tüm belgeler” sekmesine gidip söz konusu belgeyi seçerek bir yığına belge atayabilirsiniz; yığınları görüntünün altında listelenir ve bunları orada ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz. Ve evet, isterseniz tek bir belgeyi birden fazla yığına atayabilirsiniz – örneğin, CDC belgesini hem Tıbbi hem de Yıldızlı yığınlarıma koyarım.

Yapamayacağınız şey, bir yığın içinde alt yığınlar (veya alt klasörler) oluşturmaktır. Bir belgeyi de etiketleyemezsiniz. Örneğin, farklı doktorlardan çok sayıda tıbbi belge topluyorsanız, hepsini Tıbbi yığına koymanız ve ihtiyacınız olan belgeyi aramanız veya her doktor için ayrı bir yığın oluşturmanız gerekir. Umarım, bu deneysel uygulama üzerinde çalışılırken bazı ek organizasyon araçları eklenecektir.

Öte yandan, bir arama yapmak (“Tüm belgeler” e giderek) genellikle ihtiyacınız olanı bulacaktır. Bir Google uygulamasından beklenebileceği gibi, arama çok iyi çalışıyor; aramalarımın çoğu PDF belgelerinde metin bulmada başarılı oldu.

Stack'in yapay zekası, buruşuk bir makbuzdan bile verileri çıkardı.

Stack’in yapay zekası, buruşuk bir makbuzdan bile verileri çıkardı.

PDF'nin içinden içerik arayabilirsiniz.

PDF’nin içinden içerik arayabilirsiniz.

Kişisel simgenizden erişilebilen Ayarlar sayfasına giderseniz, uygulamanın cihazınızla çektiğiniz tüm belge fotoğraflarını otomatik olarak içe aktarmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca, tüm PDF’lerinizi otomatik olarak Google Drive’ınıza kaydedebilirsiniz (bu, Stack deneysel olduğundan ve Google Mezarlığı’na kolayca ulaşabileceğinden mükemmel bir fikirdir). Stack’in size uygun olmadığına karar verirseniz, mevcut tüm belgeleri Drive’ınıza aktarabilir ve tüm verilerinizi Stack’ten silebilirsiniz.

Gizlilik ve güvenlik

Google’ın uygulamaya ilişkin açıklamasına göre, “Stack, belgelerinizi korumak için Google’ın gelişmiş güvenlik ve oturum açma teknolojisini kullanıyor.” Uygulamaya erişmek için bir yüz veya parmak izi kilidi de isteyebilirsiniz – hassas belgeler eklemeyi planlıyorsanız iyi bir fikirdir.

Belgelerinizi Google’ın kendisinden ne kadar koruyacağı, her zaman olduğu gibi sorgulanabilir. Stack’i kullanmak için, Google’ın Hizmet Şartları’nı (bir Gmail hesabınız varsa muhtemelen daha önce kabul etmişsinizdir) ve Gizlilik Politikasını (aynı) kabul ediyorsunuz. Ayrıca, uygulamanın cihazınızdaki fotoğraflara ve medyaya erişmesine ve fotoğraf çekmesine ve video kaydetmesine izin vermeniz istenir (uygulamayı kullanırken, yalnızca bu seferlik veya reddedin). Bu izinlerin her ikisi de isteğe bağlıdır, ancak Stack medyaya erişemez veya fotoğraf çekemezse, muhtemelen çok yararlı olmayacaktır.

Öyleyse Stack, hayatın evrak işlerini takip etmeye çalışanlarımız için uygun bir seçenek mi? Endişelendiğim kadarıyla, henüz tam olarak orada değil – çünkü geliştirilmesinde çok erken ve Google’ın deneylerini bırakma eğilimi konusunda biraz alaycı davrandığım için, tüm önemli belgelerime güvenmeye hazır değilim. Yığın. Ama çok fazla potansiyeli var ve ben ona göz kulak olacağım.

CEVAP VER

Lütfen yorumunuzu giriniz!
Lütfen isminizi buraya giriniz