İş süreci analizi nedir? Süreci iyileştirmek için bir metodoloji

0
14

İş süreci analizi (BPA), kuruluşların iyileştirme fırsatları bulmak için iç süreçleri derinlemesine incelemelerine yardımcı olan bir metodolojidir. BPA, daha verimli veya etkili hale getirilebilecek süreçlerin belirlenmesine ve süreçlerin iş hedefleriyle uyumlu olacak şekilde ayarlanıp ayarlanmadığını değerlendirmeye yardımcı olur. BPA, organizasyondaki süreçleri yönetmek için tasarlanmış daha büyük bir çerçeve olan iş süreci yönetiminin (BPM) hayati bir alt kümesidir. BPM Uzmanları Derneği’ne (ABPMP) göre olgun kuruluşlara, “ortak, standartlaştırılmış bir süreç görünümü” sunarak “karmaşık bir organizasyonda yönetişim sağlama” yolu sunar.

İş süreci analizi, benzer isme rağmen iş analizi (BA) ile karıştırılmamalıdır. BPA, özellikle iş süreçlerinin analizine odaklanır ve analiz sırasında toplanan verilere dayanarak iyileştirme önerilerinde bulunur. Öte yandan BA, organizasyon içinde süreçlerle yakından bağlantılı olmayan, ancak finans, araştırma, işe alma veya bütçe kesintilerini içerebilecek belirli ihtiyaçları veya sorunları belirlemeye odaklanmıştır.

İş süreçlerini kim değerlendiriyor?

BPA tipik olarak bir iş analistinin veya bir süreç mimarının masasına düşer. Bir iş analisti, bir süreci çevreleyen verilere bağlam sağlamaya yardımcı olabilir ve kalıplara ve eğilimlere dayalı derinlemesine içgörüler sunabilir. Bir süreç mimarı, süreçlere daha fazla dahil olur ve iş süreçlerini sürekli olarak analiz etmek ve iyileştirmekten sorumludur. IBM’e göre bir süreç mimarı rolü, “iş süreçlerini modelleme, analiz etme, devreye alma, izleme ve sürekli iyileştirme sorumluluğuna” sahip kişidir. “İş ve süreç odaklı teknoloji” arasındaki boşluğu doldurmada kilit bir bileşendir.

Neyin iyileştirilebileceğini ve iş içinde sürecin nasıl işlediğini belirlemeye yardımcı olması için, analiz sırasında elde edilen verileri ve bilgileri derinlemesine inceleyebilecek analitik becerilere sahip birini isteyeceksiniz. Ancak BPA, bir iş analisti veya süreç mimarından daha fazlasını gerektirir; ayrıca süreç iyileştirmelerini belirlemek ve uygulamak için yönetimin, BT’nin ve sürece dahil olan tüm ilgili departmanların katılımına ihtiyacınız olacaktır.

İş süreci analizi için 5 adım

Aşağıdaki beş genel adım, bir BPA girişiminin sorunsuz ilerlemesine ve etkili sonuçlar üretmesine yardımcı olabilir:

Hedeflerinizi ve sürecinizi tanımlayın: BPA kullanarak neyi başarmak istediğinizi belirleyin ve iş içinde hangi süreci analiz etmek istediğinizi belirleyin. Sonunda yapılan değişikliklerin başarılı olup olmadığını değerlendirmeye yardımcı olması için KPI’lar, karşılaştırmalar, hedefler ve diğer ölçüm araçlarını belirlemek isteyeceksiniz. Veri toplayın: Hangi süreci analiz edeceğinizi belirledikten sonra, ekibinizin mümkün olduğunca çok bilgi toplaması gerekecektir. Süreçle ilgili herhangi bir veri, belge veya kaynağı toplamak ve sürece aşina olan ve her gün bununla ilgilenen paydaşlarla görüşmek isteyeceksiniz. Organizasyon içinde nasıl çalıştığının tam bir resmini çizmeye yardımcı olmak için sürece yakın olanlardan olabildiğince fazla bilgi edinmek önemlidir. Sürecin haritasını çıkarın: Süreç hakkında bilgi topladıktan sonra, baştan sona haritalandırmalısınız. Bunu bir kağıt parçası veya bir beyaz tahta kadar basit tutabilir veya süreci baştan sona daha iyi görselleştirmenize yardımcı olmak için daha gelişmiş iş akışı yönetimi yazılımını kullanmayı tercih edebilirsiniz. İyileştirme alanlarını belirleyin: Her şey belirlendikten sonra, süreci analiz etmek ve olası iyileştirme alanlarını belirlemek isteyeceksiniz. Bu, fazlalıkların düzeltilmesi, belirli adımların otomatikleştirilmesi veya iş akışının bölümlerinin değiştirilmesi anlamına gelebilir. Süreci daha verimli hale getirecek veya şirketteki diğer kişiler için daha etkili hale getirmeye yardımcı olacak her şey bu noktada ele alınmalıdır. Eyleme geçin ve izleyin: Son adım, değişikliklerin başarılı olmasını ve güncellenen sürecin ilk adımda belirlediğiniz hedefleri ve KPI’ları karşıladığından emin olmak için iyileştirmeleri uygulamak ve süreci izlemektir. Ancak burada durmamalısınız; BPA, süreçleriniz için sürekli izleme ve kontroller gerektirir. Gelecekte bir süreci iyileştirmek için daha fazla fırsat bulabilirsin, bu yüzden “ayarla ve unut” tutumundan kaçınmak istersin.

İş süreci analiz araçları

ABPMP’ye göre BPA yazılımı, “iş süreçlerini modellemek ve analiz etmek için kapsamlı ateş gücü sağlayabilir”. Bazı işletmeler bir süreci analiz etmek veya planlamak için daha basit araçları tercih edebilir, örneğin Visio, bir süreci belgelemenize de olanak tanır. Ancak, analizinizden daha derin içgörüler elde etmenize ve daha iyi işbirliğine izin vermenize yardımcı olmak için tasarlanmış daha gelişmiş özellikler sunan çok çeşitli BPA ve BPM araçları vardır.

BPA araçları, özellikle organizasyonunuzun organizasyondaki çeşitli departmanlara, kaynaklara veya veri kaynaklarına yayılan çok sayıda karmaşık süreci varsa, ekibinizin analiz sürecini kolaylaştırmasına yardımcı olabilir. BPA araçlarıyla kolayca diyagramlar oluşturabilir, süreçleri görselleştirebilir, paydaşlar arasında notları paylaşabilir ve kaydedebilir, modeller oluşturabilir ve otomasyon özelliklerini uygulayabilirsiniz.

BPA için bazı popüler araçlar şunları içerir:

Telif Hakkı © 2021 IDG Communications, Inc.

CEVAP VER

Lütfen yorumunuzu giriniz!
Lütfen isminizi buraya giriniz