Proje yönetimi kılavuzu: İpuçları, stratejiler, en iyi uygulamalar

0
17

Proje yönetimi, bir sözlüğü doldurmak için yeterli temel aşamalar, bilgi alanları ve terimlerle dolu karmaşık bir disiplindir. Başarılı proje yönetiminin temel bileşenlerini basitleştirmek için CIO.com, ipuçları, stratejiler ve en iyi uygulamalar dahil olmak üzere proje yönetimi için aşağıdaki kapsamlı kılavuzu sunar.

Proje yönetimi tanımı

Proje yönetimi, proje hedeflerini ve çıktılarını başarıyla karşılamak için belirli süreçleri, bilgileri, becerileri, teknikleri ve araçları uygulamayı içeren bir iş disiplinidir. Proje yönetimi uzmanları, belirli bir iş projesiyle ilgili tüm etkinlikleri kuruluşun genel stratejik hedefleriyle uyumlu olarak planlamak, başlatmak, yürütmek, izlemek ve kapatmak için süreçler ve metodolojiler uygulayarak şirket tarafından belirlenen katma değerli hedeflerin yönlendirilmesine, yönlendirilmesine ve yürütülmesine yardımcı olur.

Proje yönetimi metodolojileri

Doğru proje yönetimi metodolojisini (PMM) seçmek, başarı için hayati bir adımdır. Projeleri yönetmek için birçok farklı ve bazı durumlarda birbiriyle örtüşen yaklaşımlar vardır. Günümüzde uygulamadaki en popüler PMM’ler, diğerleri arasında şelale, çevik, hibrit, kritik yol yöntemi ve kritik zincir proje yönetimini içerir. Yalın ve Scrum gibi alt değişkenleri içeren Çevik, popülaritesini artırıyor ve neredeyse her sektörde kullanılıyor. Başlangıçta yazılım geliştiricileri tarafından benimsenen Agile, bir ürün veya hizmet geliştirmede sürekli iyileştirmeye odaklanmak için sprint adı verilen kısa geliştirme döngüleri kullanır.

PMO ve EPMO

Başarılı kuruluşlar, proje yönetimi çabalarını, bir proje yönetim ofisi (PMO) veya bir kurumsal proje yönetim ofisi (EPMO) gibi bir şemsiye organizasyon altında kodlamaktadır.

Bir PMO, bir organizasyon genelinde standartları, en iyi uygulamaları ve proje yönetiminin durumunu belirleyen ve koruyan ve temin eden dahili veya harici bir gruptur. PMO’lar geleneksel olarak stratejik hedef hizalamasında lider bir rol üstlenmezler.

Bir EPMO, geleneksel bir PMO ile aynı sorumluluklara sahiptir, ancak ek bir önemli yüksek düzey hedefe sahiptir: tüm proje, program ve portföy faaliyetlerini bir kuruluşun stratejik hedefleriyle uyumlu hale getirmek. Kuruluşlar EPMO yapısını giderek daha fazla benimsiyor, bu sayede proje, program ve portföy yöneticileri proje başarı oranlarını artırmak için stratejik planlama oturumlarına en başından itibaren dahil oluyorlar.

PMO’lar ve EPMO’lar, kuruluşların proje yönetimine standart bir yaklaşım uygulamasına yardımcı olur. Standart yaklaşımları belirlerken, PMO’lar ve EPMO’lar aşağıdaki faydaları sunar:

Proje ekipleri için temel kurallar ve beklentiler, iletişimi kolaylaştıran ve beklentilerin tam olarak anlaşılmasını sağlayan, proje yöneticileri, işlevsel liderler ve diğer paydaşlar için ortak bir dil, tüm organizasyonda daha yüksek görünürlük ve daha fazla hesap verebilirlik, diğer girişimlere veya değişikliklere uyum sağlarken çevikliğin artması Bir organizasyon içinde, proje performansını ölçmek için görevlerin, kilometre taşlarının ve teslim edilebilirlerin durumunu belirlemeye hazır yetenek

Proje yönetimi sertifikası

Başarılı projeler, çoğu resmi eğitim veya proje yönetimi sertifikalarına sahip çok yetenekli proje yöneticileri gerektirir. Bazılarının proje yönetimi profesyonel sertifikaları veya PMI veya başka bir organizasyondan diğer sertifikaları olabilir. Proje yönetimi sertifikaları şunları içerir:

PMI sertifikaları

Diğer proje yönetimi sertifikaları

CSM: Certified Scrum Master CompTIA Project + Certification PRINCE2 Foundation / PRINCE2 Practitioner CPMP: Certified Project Management Practitioner Associate in Project Management MPM: Master Project Manager PPM: Professional in Project Management PMITS: Project Management in IT Security Certified Project Director

2020 ve sonrasında takip edilecek en iyi proje yönetimi sertifikalarından bazıları hakkında daha fazla bilgi edinin.

Proje yönetimi araçları

Proje yönetimi yazılımı ve şablonları, ekip üretkenliğini ve etkinliğini artırır ve organizasyonu yüksek etkili projelerin getirdiği değişikliklere hazırlar. CIO.com, bir sonraki yüksek etkili projenizi planlamanıza, yürütmenize, izlemenize ve başarıyla tamamlamanıza yardımcı olacak bazı açık kaynaklı araçların yanı sıra nihai proje yönetimi araç setini derledi.

Proje yönetimi yazılımı birden fazla kategoriye ayrılır. Bazı araçlar proje yönetimi yazılımı olarak kategorize edilir; proje portföy yönetimi (PPM) yazılımı gibi diğerleri daha kapsayıcıdır. Bazıları küçük işletmeler için ve diğerleri daha büyük kuruluşlar için daha uygundur. Proje yöneticileri ayrıca sıklıkla görev yönetimi, zamanlama yönetimi, işbirliği, iş akışı yönetimi ve diğer araç türlerini kullanır. Bunlar, proje yönetimini basitleştirmeye yardımcı olacak proje yönetimi yazılımı ve araçlarının sadece birkaç örneğidir.

En popüler proje yönetimi araçlarından bazıları şunları içerir:

Proje yönetimi becerileri

Etkili proje yöneticilerinin teknik bilgi birikiminden daha fazlasına ihtiyacı vardır. Rol ayrıca birkaç teknik olmayan beceri gerektirir ve genellikle bir proje yöneticisinin – ve projenin – başarılı olup olmayacağını belirleyen bu daha yumuşak becerilerdir. Proje yöneticileri şu yedi teknik olmayan beceriye sahip olmalıdır: liderlik, motivasyon, iletişim, organizasyon, önceliklendirme, problem çözme ve uyarlanabilirlik. Diğer becerilerin yanı sıra stratejik bir zihniyete sahip olmak, değişim yönetimi ve organizasyonel geliştirme uzmanlığına, çevikliğe ve çatışma çözme yeteneklerine sahip olmak da faydalıdır.

Proje yönetimi işleri ve maaşları

PMI’ya göre 2027’ye kadar proje yöneticilerine olan talep 87,7 milyona çıkacak, ancak bu işe alımların hepsi proje yöneticisi unvanı olmayacak. Daha genel başlıklar proje yöneticisi, program yöneticisi veya portföy yöneticisi iken, her rol sektöre ve uzmanlığa bağlı olarak farklılık gösterebilir. Diğer rollerin yanı sıra koordinatörler, programcılar ve proje yöneticilerinin yardımcısı da vardır.

Proje yöneticileri, rol, kıdem ve konuma bağlı olarak, tarihsel olarak altı rakamın üzerinde yüksek maaşlı maaşlar elde etmişlerdir. Indeed, şirketlerin bu roller için sunduğu bazı yıllık proje yönetimi maaşları da dahil olmak üzere iş maaşları için aranabilir bir liste sağlar:

Proje yöneticisi: Temel maaş 85.311 $, bonus 13.500 $ Program yöneticisi: 85.796 $ Portföy yöneticisi: 100.742 $ Yazılım / BT proje yöneticisi: 106.568 $ Proje yöneticisi: 62.093 $ Proje planlayıcısı: 69.528 $ Proje denetleyicisi: 90.342 $ Belge denetleyicisi: 74.899 $ Proje lideri: 130.689 $ Program / proje yöneticisi: 101.126 Program / proje başkanı: 128.827 $

Proje yönetimi aşamaları ve süreçleri

Proje yönetimi beş aşamaya veya yaşam döngüsüne bölünmüştür. Her aşama, entegrasyon, kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk tedariki ve paydaş yönetimi dahil olmak üzere 10 bilgi alanından herhangi biriyle kesişir. Aşamalar, süreçler ve ilgili bilgi alanları, proje yöneticilerinin ve ekiplerinin aşağıdaki ana hatlara göre projeler boyunca çalışmaları için organize bir yaklaşım sağlar:

Başlangıç ​​aşaması:

Entegrasyon yönetimi: Proje tüzüğünü geliştirin. Paydaş yönetimi: Paydaşları belirleyin.

Planlama aşaması:

Entegrasyon yönetimi: Proje yönetimi planı geliştirin. Kapsam yönetimi: Kapsamı tanımlayın, iş kırılım yapısı (WBS) oluşturun, gereksinimleri toplayın. Zaman yönetimi: Programlar ve etkinlikler planlayın ve geliştirin, kaynakları ve zaman çizelgelerini tahmin edin. Maliyet yönetimi: Maliyetleri tahmin edin, bütçeleri belirleyin. Kalite yönetimi: Kalite gereksinimlerini belirleyin. İnsan kaynakları yönetimi: İnsan kaynakları ihtiyaçlarını planlayın ve belirleyin. İletişim yönetimi: Paydaş iletişimini planlayın. Risk yönetimi: Nitel ve nicel risk analizi yapın, risk azaltma stratejileri planlayın. Tedarik yönetimi: Gerekli tedarikleri belirleyin ve planlayın. Paydaş yönetimi: Paydaş beklentileri için plan yapın.

Yürütme aşaması:

Entegrasyon yönetimi: Tüm proje çalışmalarını yönetin ve yönetin. Kalite yönetimi: Kaliteyi yönetmenin tüm yönlerini gerçekleştirmek. İnsan kaynakları yönetimi: Proje ekibini seçin, geliştirin ve yönetin. İletişim yönetimi: İletişimin tüm yönlerini yönetin. Tedarik yönetimi: Gerekli tedarikleri sağlayın. Paydaş yönetimi: Tüm paydaş beklentilerini yönetin.

İzleme ve kontrol aşaması:

Entegrasyon yönetimi: Proje çalışmasını izleyin ve kontrol edin ve gerekli değişiklikleri yönetin. Kapsam yönetimi: Projenin kapsamını doğrulayın ve kontrol edin. Zaman yönetimi: Proje kapsamını kontrol edin. Maliyet yönetimi: Proje maliyetlerini kontrol etmek. Kalite yönetimi: Çıktıların kalitesini izleyin. İletişim yönetimi: Tüm ekip ve paydaş iletişimlerini izleyin. Tedarik yönetimi: Gerekli satın almaları takip edin. Paydaş yönetimi: Paydaş katılımlarının sahipliğini üstlenin.

Kapanış aşaması:

Entegrasyon yönetimi: Projenin tüm aşamalarını kapatın. Tedarik yönetimi: Tüm proje tedariklerini kapatın.

Paydaş beklentileri

Paydaşlar, ekip üyeleri, işlevsel gruplar, sponsorlar, satıcılar ve müşteriler dahil olmak üzere bir projenin, programın veya portföyün başarısında kazanılmış pay sahibi herhangi bir kişi veya grup olabilir. Tüm paydaşların beklentileri dikkatlice belirlenmeli, iletilmeli ve yönetilmelidir. Bunu kaçırmak yanlış anlamalara, çatışmalara ve hatta proje başarısızlığına yol açabilir.

Paydaş beklentilerini yönetmek için bazı ipuçları aşağıda verilmiştir.

Proje hedeflerine özel bir ekip oluşturun ve ekip üyelerinin gerçekleştirilecek doğru beceri ve bilgi karışımına sahip olmasını sağlayın. Proje başlamadan önce kilit kişilerin konu ve hedefleri araştırması ve tartışması için bir projeden önce yeterli zaman bırakın. Proje zaman çizelgesinin ve planlanan görevlerin gerçekçi olduğundan emin olun.

Proje yönetimi rolleri

Sektör, projenin doğası ve kapsamı, proje ekibi, şirket veya metodoloji gibi çok sayıda faktöre bağlı olarak, projeler planlayıcıların, iş analistlerinin, iş zekası analistlerinin, işlevsel liderlerin ve sponsorların yardımına ihtiyaç duyabilir. İşte PMO veya EPMO’daki üç temel rolün bir karşılaştırması, hepsi liderlik becerilerinden dolayı yüksek talep görüyor.

Proje yöneticisi: Bireysel projelerin planlanması, yürütülmesi, izlenmesi, kontrol edilmesi ve kapatılmasında başrol oynar. Kuruluşların bir veya daha fazla proje yöneticisi olabilir.

Program yöneticisi: Bir organizasyon içindeki benzer veya bağlantılı bir grup projeyi denetler ve yönetir. Bir veya daha fazla proje yöneticisi genellikle program yöneticisine rapor verecektir.

Portföy yöneticisi: Bu rol, bir PMO veya EPMO’nun en üst düzeyindedir ve tüm proje ve programların stratejik uyumunu ve yönünü denetlemekten sorumludur. Program yöneticileri genellikle doğrudan portföy yöneticisine rapor verir.

Proje kapsamı

Planlama aşamasında, hedefler, çıktılar, varsayımlar, roller, görevler, zaman çizelgesi, bütçe, kaynaklar, kalite yönleri, şartlar vb. Dahil olmak üzere tüm proje ayrıntıları sağlamlaştırılmalıdır. Müşteri ve kilit paydaşlar, proje başlamadan önce kapsamı sağlamlaştırmak ve üzerinde anlaşmak için birlikte çalışır. Kapsam, proje çalışmasına rehberlik eder ve proje kapsamındaki herhangi bir değişiklik, kapsam değişikliği talebi olarak sunulmalı ve onaylanmalıdır.

Proje bütçeleri

Bütçeler, bir projenin ilerlemesi veya tamamlanıp tamamlanamayacağı konusunda büyük rol oynar. Çok az şirketin sınırsız bir bütçesi vardır, bu nedenle proje paydaşlarının bir projenin başarılı olup olmadığını belirlemede ilk bakacakları şey sonuçtur. Bu gerçek, proje liderlerini ve ekiplerinin her geçen gün yüz yüze kaldıkları baskıyı körüklüyor. Bu nedenle, etkili bütçe yönetimi, kariyerlerine değer veren proje yöneticileri için birincil odak alanıdır. Aşağıdakiler, büyük maliyet aşımlarına yenik düşmeden önce proje bütçenizin kontrolünü sürdürmek için beş stratejidir:

Paydaşların gerçek ihtiyaçlarını ve isteklerini anlayın Sürprizler için bütçe oluşturun İlgili Temel Performans Göstergelerini geliştirin Yeniden ziyaret edin, inceleyin, yeniden tahmin edin Herkesi bilgilendirin ve hesap verebilir kılın

Telif Hakkı © 2021 IDG Communications, Inc.

CEVAP VER

Lütfen yorumunuzu giriniz!
Lütfen isminizi buraya giriniz