誤送信防止機能
メール誤送信はよくあるヒューマンエラーの一つです。よくあるミスですが、重大なトラブルに繋がってしまうことも多いミスになります。特にメールのやりとりが多いというビジネスマンには、損失になってしまうケースも考えられます。
具体的なケースとしては、送信先を間違えてしまう、間違った情報を送ってしまった、社内ポリシーに違反するメールを送信してしまったというパターンがよくあります。
そんなミスをしないためにも役立つのが、メール誤送信防止機能を備えたツールです。メール誤送信防止ツールは、文字通りメールを誤って送るのを防止するツールで様々なタイプがあります。メールサーバー近くに設置するものや、メールソフトに依存しないクラウドサービスなどを選べます。
ツールは社外アドレスの注意喚起をしてくれたり、送信ボタンを押すとチェック項目が出てきて、それをチェックしないと送信できない、一斉配信メールを送る時には強制的にBCCにするなどの機能が備わっています。
セキュリティを高めるメール誤送信防止システムを導入
会社にとって重要な情報は、どれだけ厳重に管理しているつもりでも扱う人間のミスで漏洩することがあります。そのミスの一つがメール誤送信です。
例えば、特定の顧客に対する案内を別の顧客に出してしまうとか、社外に出してはいけないファイルを添付して送ってしまったとなれば、大変な問題です。下手をすれば大変な額の賠償金を支払うことになるでしょう。そういうミスは確認をしっかりとしていれば防げるものですが、時間に余裕がないときや睡眠不足で思考力が落ちているときなどには発生する確率が高いです。
メール誤送信で情報漏洩が起きないようにしたいならば、会社は従業員の意識を変えるだけでなく、メール誤送信防止システムを導入したほうが良いでしょう。
メール誤送信防止はどんな仕組みかと言うと、送信前に宛先を確認するポップアップが表示されたり、メールの送信ボタンを押してから一定時間は社外にデータが出ないようにしたり、第三者の承認を受けないとメールが送れないようにするものです。メールを送るのに手間がかかりますが、セキュリティを高めることで情報漏洩が起きにくくなることを考えれば、メリットのほうが大きいです。
